II Servizio

• tenuta ed aggiornamento delle liste elettorali e del relativo schedario;
• gestione delle operazioni inerenti le consultazioni elettorali e referenziali;
• revisione ordinaria, straordinaria, e dinamica delle liste elettorali;
• predisposizione dei verbali attinenti la figura di Ufficiale elettorale;
• operazione di caricamento delle informazioni negli archivi elettronici;
• tenuta ed aggiornamento degli albi dei presidenti di seggio e degli scrutatori;
• tenuta ed aggiornamento degli albi dei Giudici Popolari;
• protocollazione posta;
• statistiche semestrali;
• anagrafe amministratori;
• rendiconti elettorali;
• raccolta sottoscrizioni Referendum;

L’archivio è “un complesso organico di documenti prodotti da un determinato ente (soggetto produttore) nell’esercizio delle sue funzioni istituzionali”. La sezione V del capo V del D.P.R. 445/2000 distingue l’archivio corrente dall’archivio di deposito, e questi dall’archivio storico. Ciascun archivio corrisponde ad una fase della vita del documento:
L’archivio corrente contiene i fascicoli ancora aperti, ossia quelli relativi a procedimenti non ancora conclusi, deve garantire la funzionalità del sistema documentario; di reperibilità e di integrità dei documenti, l’accesso e la tutela della riservatezza delle informazioni e dei documenti gestiti.

Alla conclusione dei relativi procedimenti, il fascicolo viene trasferito dall’archivio corrente all’archivio di deposito.
L’archivio di deposito raccoglie la documentazione relativa ad affari chiusi e la cui integrale tenuta sia ancora utile ai fini giuridici ed amministrativi da parte del soggetto produttore. Tale documentazione viene di regola conservata nell’archivio di deposito per un tempo di 40 anni dalla chiusura dell’affare. Entro il predetto termine, la documentazione viene sottoposta a procedimento di scarto, ovvero al versamento presso l’Archivio Storico.
L’archivio di deposito è un servizio rivolto prevalentemente all’interno dell’Ente, ma al quale, in relazione a quanto disposto dalla legge 241/90 e s.m.i. hanno accesso anche i cittadini, a meno che non sussistano ostacoli giuridici o temporali alla consultazione di settori specifici della documentazione, secondo quanto stabilito per l’accesso ai documenti amministrativi (codice in materia di protezione dei dati personali, d.lgs. 196/2003 e regolamento per l’accesso ai documenti amministrativi).

Archivio Corrente:

• attività di conservazione:
• ordinamento e schedatura dei documenti;
• creazione archivi di sicurezza, ovvero conservazione del patrimonio su supporti informatici, magnetici e di lettura ottica;

Archivio di Deposito:

• attività di valorizzazione:
  • selezione eventuali documenti di interesse storico;
• attività di assistenza e/o supporto:
  • al pubblico – a studiosi;
  • ai dipendenti dell’Ente;

Il Responsabile preposto al servizio provvederà a redigere e/o modificare apposito regolamento che disciplini nei dettagli il funzionamento degli archivi. Obiettivo finale: la conservazione permanente dei documenti necessari a testimoniare l’attività istituzionale dell’Ente; Obiettivo subordinato: risolvere i problemi di ridondanza e mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed esterna.